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03/05/2013 - La prima norma per migliorare la comunicazione scritta delle organizzazioni


La norma UNI 11482:2013 "Elementi strutturali e aspetti linguistici delle comunicazioni scritte delle organizzazioni" si rivolge alle organizzazioni pubbliche e private di qualsiasi dimensione e operative in qualsiasi settore e indica criteri, regole e suggerimenti per razionalizzare la struttura delle loro comunicazioni scritte (stampa e web) e aggiornarne il linguaggio.
 
Le più rilevanti proposizioni della norma riguardano infatti le principali disfunzioni a cui la comunicazione va incontro a causa a) dell'enorme volume delle comunicazioni; b) della non condivisione dei criteri di qualità, a volte persino all'interno della medesima organizzazione; c) del disallineamento dei linguaggi tecnico-amministrativi rispetto all'evoluzione della lingua italiana.
Queste disfuzioni rischiano di produrre e di fatto producono una lettura troppo veloce, una comprensione approssimativa, l'incomprensione, lo smarrimento della notizia, la lettura di comunicazioni inutili, il rifiuto di leggere.
 
La norma si applica a tutti i tipi di comunicazione (es. circolare, comunicato stampa, relazione, manuale), siano essi senza indice oppure con indice, ad eccezione di leggi, atti amministrativi, documenti di prassi amministrativa, contratti, sentenze, atti notarili, tesi di laurea, pubblicazioni scientifiche, saggi, materiali didattici, articoli pubblicati in riviste, giornali, libri, messaggi pubblicitari.
 
Quanto agli elementi strutturali, la norma definisce che cosa siano, a che cosa servano e con quali informazioni si compongano il frontespizio, l'indicazione dell'autore, il nome della comunicazione, il titolo, il sottotitolo, i riferimenti di rintracciabilità e di validità, l'executive summary, il sommario, il numero di pagina, le partizioni, gli allegati, il glossario, gli indici, le evidenziazioni.
 
Particolarmente rilevante è la definizione del titolo (o oggetto) delle comunicazioni non strutturate. Infatti, il titolo è ciò che dice al destinatario se la comunicazione che ha ricevuto è interessante e urgente. La norma definisce una modalità che, se condivisa, renderà i titoli assolutamente affidabili: chi si riconosce nel titolo leggerà poi la comunicazione, chi non si riconosce potrà archiviarla senza leggerla, sapendo che cosa non ha letto e sapendo di non avere perduto alcuna informazione utile.
 
Per quanto riguarda gli aspetti linguistici, la norma si occupa di sintassi (es. esclude che si possa utilizzare il participio presente con valore verbale – "documento comprovante le spese"), e di lessico (escludendo che si continuino a utilizzare termini usciti dall'uso).
 
Opera in sinergia con la norma UNI 11483:2013 sui requisiti di conoscenza, abilità e competenza della figura professionale del comunicatore.
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