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06/08/2013 - Sistemi di gestione documentale: in adozione due norme ISO


I sistemi di gestione documentale devono essere interpretati come sistemi gestionali che interessano l'intera organizzazione. Le norme sui sistemi di gestione documentale costituiscono infatti un approccio strategico in grado di coadiuvare l'implementazione dei processi operativi di gestione documentale all'interno del quadro complessivo definito dai sistemi gestionali dell'organizzazione.
 
In questo ambito la Commissione tecnica Documentazione e informazione propone l'adozione di due norme internazionali: il progetto U30041190 "Informazione e documentazione - Sistemi di gestione documentale – Fondamenti e vocabolario" (adozione ISO 30300:2011) fornisce i termini e le definizioni che possono essere utilizzati nelle norme sui sistemi di gestione documentale (MSR). Il progetto U30041200 "Informazione e documentazione - Sistemi di gestione documentale – Requisiti" (adozione ISO 30301:2011) specifica invece i requisiti che devono essere soddisfatti da un sistema di gestione documentale al fine di supportare un'organizzazione nel compimento del suo mandato e della sua missione, e nella realizzazione della sua strategia e dei suoi obiettivi.
 
Le norme si rendono necessarie per articolare i principi generali della gestione documentale, per farne comprendere il ruolo e il valore strategico. Tra i benefici attesi dall'adozione delle due norme internazionali:
  • politiche comuni e prassi condivise tra differenti paesi, culture e sistemi giuridici;
  • supporto ai processi di gestione del rischio, inclusa la sicurezza e la privacy;
  • supporto alla continuità dell'azione amministrativa e delle attività dell'organizzazione;
  • supporto ai processi di misurazione delle prestazioni dei sistemi;
  • integrazione con la famiglia delle norme sui sistemi gestionali in generale, e con la famiglia delle norme ISO 9000 in particolare;
  • miglioramento dell'efficienza generale dell'organizzazione.
A partire dal 24 luglio sino al 8 agosto i due progetti resteranno nella fase dell'inchiesta pubblica preliminare, fase fondamentale per vagliare preventivamente le esigenze del mercato.
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